Hakediş İçin Gerekli Belgeler: Eksiksiz Kontrol Listesi

Hakediş dosyası için gerekli belgeler: yeşil defter, ataşman, metraj cetveli, SGK, vergi belgeleri. Eksiksiz kontrol listesi.

Hakediş dosyasının eksiksiz hazırlanması, onay sürecinin hızlı ilerlemesi ve ödemenin zamanında yapılması için en kritik faktördür. Eksik belgeyle sunulan hakedişler idare tarafından reddedilir veya düzeltme talep edilir; bu da ödeme sürecini haftalarca uzatabilir.

Bu rehberde, hakediş dosyasına konulması gereken tüm belgeleri kontrol listesi formatında sunuyoruz. Her belgenin ne olduğunu, neden gerekli olduğunu ve nasıl hazırlandığını detaylı olarak açıklıyoruz.

Hakediş Dosyası Kontrol Listesi: Genel Bakış

Eksiksiz bir hakediş dosyası üç ana kategoride toplam 16+ belge içerir:

KategoriBelge SayısıZorunluluk
Teknik Belgeler8Tümü zorunlu
Mali/Resmi Belgeler6Tümü zorunlu
Ek Belgeler (duruma göre)2+İlgili durumlarda zorunlu

A. Teknik Belgeler

1. Yeşil Defter (Ataşman)

Nedir? Yeşil defter, yapılan imalatların günlük kayıtlarını ve ölçümlerini içeren resmi belgedir. Adını yeşil kapağından alan bu defter, hakediş dosyasının en temel belgesidir.

İçeriği:

Dikkat edilecekler:

2. Metraj Cetveli

Nedir? İmalat miktarlarının hesap detaylarını gösteren cetveldir. Metraj hesaplama, hakedişin temelini oluşturur.

İçeriği:

3. Metraj İcmali

Nedir? Metraj cetvellerinin özet tablosudur. Her iş kaleminin toplam miktarını tek sayfada gösterir.

İçeriği:

4. Hakediş Raporu (Özet)

Nedir? Hakediş döneminin genel bilgilerini ve mali özetini içeren belgedir.

İçeriği:

5. Hakediş İcmali

Nedir? Tüm iş kalemlerinin kümülatif ve dönemsel miktarları ile tutarlarını gösteren detay tablosudur.

İçeriği:

6. Pursantaj Tablosu

Nedir? Özellikle Anahtar Teslimi Götürü Bedel (ATGB) sözleşmelerde, her iş kaleminin sözleşme bedeline oranını (yüzdesini) gösteren tablodur.

İçeriği:

Not: Teklif Birim Fiyatlı (TBF) sözleşmelerde pursantaj tablosu yerine doğrudan miktar × birim fiyat hesaplaması yapılır.

7. Kesinti Hesap Tablosu

Nedir? Hakedişten yapılacak tüm kesintilerin detaylı hesaplamasını içeren tablodur.

İçeriği:

Kesinti TürüOranDayanak
Gelir Vergisi Stopajı%5193 s. GVK md. 94
Damga VergisiBinde 9,48488 s. DVK
SGK Kesintisi%55510 s. SGK Kanunu
Geçici Kabul Kesintisi%3 (ATGB) / %5 (TBF)Sözleşme hükmü
KDV Tevkifatı4/10KDV Genel Tebliği
Avans MahsubuDeğişkenSözleşme hükmü

8. Fiyat Farkı Hesabı

Nedir? Sözleşme süresince girdi fiyatlarındaki değişimlerin hesaplanmasını içeren belgedir. Fiyat farkı hesaplama rehberimizde detaylı formüller ve örnekler bulabilirsiniz.

İçeriği:

Not: Fiyat farkı sözleşmede öngörülmemişse bu belge gerekmez.

B. Mali ve Resmi Belgeler

9. SGK İlişiksizlik Belgesi

Nedir? Yüklenicinin SGK'ya borcu olmadığını veya güncel prim bildirimlerinin yapıldığını gösteren belgedir.

Nasıl alınır? SGK e-Devlet sistemi üzerinden veya bağlı bulunulan SGK il müdürlüğünden alınır.

Geçerlilik süresi: Belge tarihinden itibaren 30 gün geçerlidir. Hakediş sunumuna yakın tarihte alınmalıdır.

Dikkat: SGK borcu olan yüklenicinin hakediş ödemesi doğrudan SGK'ya aktarılır. Ödeme alabilmek için SGK borcu bulunmamalıdır.

10. Vergi Borcu Yoktur Belgesi

Nedir? Yüklenicinin vergi dairesine borcu olmadığını gösteren belgedir.

Nasıl alınır? GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) İnternet Vergi Dairesi üzerinden veya bağlı olunan vergi dairesinden alınır.

Geçerlilik süresi: Belge tarihinden itibaren 15-30 gün (idarenin talebine göre değişir).

11. Teminat Mektubu

Nedir? Sözleşme kapsamında yüklenicinin verdiği kesin teminat mektubunun sureti. Hakediş dosyasına teminat mektubunun bir kopyası eklenir.

Teminat türleri:

12. Avans Mahsup Belgesi

Nedir? Avans alınmışsa, her hakedişten yapılan avans mahsubunun hesaplamasını gösteren belgedir.

İçeriği:

13. Fatura

Nedir? Hakediş tutarına uygun olarak düzenlenen ticari faturadır.

Dikkat edilecekler:

14. İş Programı (Gantt Şeması)

Nedir? İşin planlanan ve gerçekleşen ilerleme durumunu gösteren zaman çizelgesidir.

İçeriği:

C. Ek Belgeler (Duruma Göre)

15. Şantiye Fotoğrafları

Ne zaman gerekir? Her hakediş döneminde, yapılan imalatları belgelemek için çekilir. Özellikle daha sonra görülmeyecek imalatlar (temel, alt yapı vb.) için fotoğraf çekilmesi çok önemlidir.

İpuçları:

16. Onay Sayfası

Nedir? Hakediş dosyasının tüm imza sahiplerinin onayını gösteren kapak sayfasıdır.

İmza sahipleri:

17. Sözleşme Sureti (İlk Hakediş İçin)

İlk hakediş dosyasına sözleşmenin bir suretinin eklenmesi gerekir. Sonraki hakedişlerde bu belge gerekmez ancak sözleşme değişikliği yapılmışsa güncel sözleşme eklenir.

18. Yer Teslim Tutanağı (İlk Hakediş İçin)

İlk hakediş dosyasına yer teslim tutanağının bir sureti eklenir. İş süresinin başlangıcını belgeler.

Hakediş Dosyası Düzenleme Sırası

Hakediş dosyası belirli bir sıra dahilinde düzenlenmelidir:

  1. Onay sayfası (kapak)
  2. Hakediş raporu (özet)
  3. Hakediş icmali
  4. Kesinti hesap tablosu
  5. Pursantaj tablosu (ATGB sözleşmelerde)
  6. Metraj icmali
  7. Metraj cetvelleri (detay)
  8. Yeşil defter (ataşman) kayıtları
  9. Fiyat farkı hesabı (varsa)
  10. Avans mahsup belgesi (varsa)
  11. SGK ilişiksizlik belgesi
  12. Vergi borcu yoktur belgesi
  13. Fatura
  14. Şantiye fotoğrafları
  15. Sözleşme sureti (ilk hakedişte)

Sık Yapılan Belge Hataları

Hakediş hazırlamada sık yapılan hatalar arasında belge eksiklikleri önemli bir yer tutar. En yaygın belge hataları şunlardır:

1. Yeşil Defterde İmza Eksikliği

Her sayfa hem kontrol mühendisi hem de yüklenici tarafından imzalanmalıdır. İmzasız sayfalar geçersiz sayılır.

2. SGK Belgesinin Süresi Geçmiş Olması

SGK ilişiksizlik belgesi güncel olmalıdır (30 gün geçerli). Eski tarihli belge kabul edilmez.

3. Fatura Tutarı Uyumsuzluğu

Fatura tutarının hakediş tutarıyla birebir uyuşması gerekir. KDV tevkifatı faturada doğru gösterilmelidir.

4. Metraj ile Yeşil Defter Uyumsuzluğu

Metraj cetvelindeki miktarlar, yeşil defter kayıtlarıyla tutarlı olmalıdır. Uyumsuzluk düzeltme talebi getirir.

5. Fiyat Farkı Belgesinin Eklenmemesi

Sözleşmede fiyat farkı öngörülmüşse bu belge mutlaka eklenmelidir. Eksikliği ödeme gecikmesine neden olur.

Dijital Hakediş ile Belge Yönetimi

Geleneksel yöntemle (Excel + kağıt dosya) hakediş dosyası hazırlamak hem zaman alıcıdır hem de belge eksikliği riski taşır. Dijital hakediş yazılımları bu süreci önemli ölçüde kolaylaştırır:

Sonuç

Hakediş dosyasının eksiksiz hazırlanması, onay sürecinin sorunsuz ilerlemesi ve ödemenin zamanında yapılması için olmazsa olmaz koşuldur. Bu rehberdeki kontrol listesini her hakediş hazırlığında kullanarak belge eksikliklerini sıfıra indirebilirsiniz.

Temel kural basittir: Dosyanızı sunmadan önce listeyi baştan sona kontrol edin. Bir belgenin eksik olması, tüm dosyanın geri çevrilmesine ve ödemenin haftalarca gecikmesine neden olabilir.

Belge eksikliğine son verin

hakedis.work ile tüm belgelerinizi otomatik kontrol edin, eksiksiz hakediş dosyası oluşturun. Şu an tamamen ücretsiz.

Ücretsiz Kayıt Ol

Sıkça Sorulan Sorular

Hakediş dosyası kaç nüsha hazırlanır?

Genellikle üç nüsha hazırlanır: biri idareye, biri kontrol teşkilatına, biri yükleniciye. Ancak nüsha sayısı sözleşmede belirtilmiş olabilir.

Yeşil defter yerine dijital kayıt tutulabilir mi?

İdarenin onayı ile dijital kayıt tutulabilir ancak standart uygulama fiziksel yeşil defter kullanımıdır. Dijital kayıt tutulsa bile fiziksel defterin de düzenlenmesi tavsiye edilir.

SGK ilişiksizlik belgesi her hakediş için gerekli mi?

Evet, her hakediş sunumunda güncel SGK ilişiksizlik belgesi istenir. Belgenin hakediş sunum tarihine yakın bir tarihte alınmış olması gerekir.

Fatura ne zaman kesilmelidir?

Fatura, hakediş idare tarafından onaylandıktan sonra kesilir. Hakediş onaylanmadan fatura kesilmemelidir.

Belge eksikliği nedeniyle hakediş reddedilir mi?

Evet, eksik belgeyle sunulan hakediş idare tarafından iade edilir ve eksikliğin giderilmesi istenir. Ödeme süreci eksiklik tamamlanana kadar başlamaz.

Kaynaklar